Virksomhedens økonomi skal styres i et økonomisystem, og der er findes masser af forskellige regnskabsprogrammer på markedet. De forskellige programmer har hver deres fordele og ulemper, og priserne og prissystemerne varierer fra program til program. Men helt grundlæggende er de alle beregnet til at holde styr på virksomhedens økonomi på alle punkter.
Når du skal vælge, hvilket regnskabsprogram, du skal bruge til din virksomhed kan det godt forekomme uoverskueligt, fordi de mange forskellige programmer er bygget helt forskelligt op. Nogle programmer som f.eks. Navision C5 og Visma skal være installeret på én bestemt computer eller et netværk, mens andre som f.eks. Mammut, E-conomic, Saldi og vores e-moms kører online via en browser.
Online systemerne har flere fordele. Blandt andet er det let at dele regnskabet med revisoren, og det er let at være to om bogholderiet. e-moms kører endda fint på smartphone-browsere, så med det kan virksomhedens økonomi i princippet vedligeholdes med en iPhone fra en tropeø.
Før du vælger regnskabsprogram, skal du gøre dine behov op:
- Vil du gerne kunne nå dit regnskabsprogram fra flere computere?
- Har du brug for et omfattende system med hundredvis af tilføjelsesmoduler?
- Har du brug for et let og overskueligt system, der indeholder alt det nødvendige, men ikke det overflødige?
- Vil du betale ekstra for adgang til nogle af programmets moduler?
- Kan du klare dig uden support, vil du betale for support, eller vil du have gratis support – også i weekenden?
- Vil du selv have ansvaret for backup, eller skal det foregå automatisk?
- Hvad sker der med dine data, hvis du holder op med at bruge regnskabsprogrammet, eller hvis du ved en fejl ikke får betalt abonnementet til tiden?
- Kan du acceptere en begrænsning på antallet af posteringer, eller har du behov for fri postering og fakturering?
Undersøg disse punkter, når du tjekker de forskellige regnskabssystemer ud.
Som minimum skal et regnskabsprogram kunne håndtere følgende:
- Kundekartotek – her opretter og vedligeholder du dine kunder.
- Lager – her opretter og vedligeholder du dine varer eller ydelser.
- Konti – alle køb og salg skal bogføres på en konto, så du kan holde øje med, hvor du bruger og tjener dine penge.
- Faktura – dit regnskabsprogram skal kunne lave fakturaer til dine kunder, og det skal kunne holde styr på, om fakturaen er igangværende, sendt eller betalt. Og det skal kunne generere en kreditnota.
- Rapporter – du skal kunne udtrække dine data i forskellige rapporter. For eksempel skal du kunne lave momsregnskab og årsrapport. Og du skal kunne følge køb og betalinger for en enkelt kunde og omsætningen for en enkelt vare eller ydelse. Du skal også kunne lave en balance, så du kan følge med i om indtjeningen følger forventningerne.
- Eksport – du skal kunne eksportere dit regnskab til f.eks. Microsoft Excel. Så har du altid mulighed for let at skifte til et andet regnskabsprogram, hvis du får brug for det. Og du er sikker på, at enhver revisor vil kunne finde ud af at kigge med – også selvom han ikke kender det regnskabsprogram, du har valgt.
Nye kommentarer