Hvilken iværksætter har ikke drømt om at kunne køre sit firma fra en strand i Thailand? Det er vel det de fleste iværksættere stræber efter, friheden til at gøre det de helst vil, når de vil det. Virkeligheden er dog ofte og for langt de fleste en helt anden.

Men er det i virkeligheden så urealistisk som det lyder? Lad os prøve at undersøge tanken lidt nærmere.

For at sikre et firmas opretholdelse og vækst, kræver det konstant overvågning og arbejde, som hele tiden skal være med til at gøre produktet bedre og kunderne tilfredse. Rejser man ud og således ikke længere er direkte til rådighed i det land hvor firmaet kører, må den opmærksomhed man ellers giver firmaet påvirkes negativt, herunder det arbejde som dagligt ellers ville blive udført. Udfordringen ligger altså i at minimere de negative konsekvenser ved længere tids udlandsophold.

Lad os se på om vi kan imødekomme nogle af de udfordringer man uværgeligt vil møde når man rejser ud med sit firma:

1. Telefon support
2. Tidsforskel
3. Føling med markedet
4. Håndtering af bilag
5. Indberetning til Skat

1. Telefon support
En af de største problemer synes at være det faktum at man ikke bare lige kan tage telefonen hvis en kunde ringer efter support. Prisen for et almindeligt opkald fra Danmark til udlandet, er ofte forbundet med for høje takster, for den der foretager opkaldet, til at dette er mulig løsning. En løsning er voip, hvor kunder kan ringe til et dansk nummer, der forbinder til en voip telefon via Internettet, og således ringer til normal takst. Dette kræver en stabil linie, en router man kan slutte voip telefonen til, og så at man skal være ved computeren når opkaldet kommer ind. Dette kan være svært pga. tidsforskellen.

Den umiddelbart nemmeste løsning er ikke at tilbyde telefon support, og simpelthen lave al support via e-mail kontakt. Ulempen er at kunderne ikke kan få svar mens de sidder med et evt. problem.

Paradokset er at langt det bedste og mest uddybende svar får kunden skriftligt over mail, frem for over telefon. En mail kan man hele tiden komme tilbage til og læse. Et telefon opkald afføder ofte endnu et opkald. Uden telefon support presses kunderne til at forsøge sig frem på egen hånd, lidt længere før de kræver support. Man kunne argumentere for at dette over tid vil give kunder der er mere bevidste omkring produktet, end hvis de ringede ind hele tiden. De får viden og læring ud af at prøve sig frem. Det er her naturligvis meget vigtigt at kunden har en meget udførlig FAQ, således at de selv kan finde svar på alle mulige spørgsmål.

En anden god løsning kunne være et Skype nummer. Køber man et SkypeIn Dansk nummer, da kan kunder fra Danmark ringe til Skype nummeret og få kontakt lige meget hvor man er via Skype. Det smarte her er at man så kan forwarde sit SkypeIn nummer til sin mobil i udlandet, og så modtage opkald fra DK, selvom man ikke har adgang til Internet. 3 måneders SkypeIn abonnement koster 138kr. Brugerne der ringer til nummeret betaler almindelig dansk takst.

Udfordring:
Mulighed for at kunder ”in the heat of the moment”, ikke føler at de hurtigt kan få svar på et givent spørgsmål.

Løsning:
Holde support til e-mail support, hvor kunderne får mere præcise svar, og større viden, ved selv at prøve sig frem, inden de kontakter support. Eller oprette et SkypeIn dansk nummer og så forwarde det til mobilen der benyttes i udlandet.

2. Tidsforskel
Udover at gøre telefonsupport meget besværligt, vil den største udfordring ved en stor tidsforskel være, at en kunde risikerer ikke at kunne få hurtige svar over mail. En mail sendt om morgenen i Danmark, kan komme frem midt om natten, alt efter hvor du nu er i verden, hvilket kan resultere i at kunden først får svar efter en hel nat. Når der så bliver svaret er det nat i Danmark. Der er ikke rigtig noget at stille op, udover at være konsekvent med at besvare mails. F.eks. kunne man checke mail på ca. samme tid hver aften, og svare på alle de henvendelser der har været. På den måde sikres der en svar tid på min. 24 timer.

Udfordring:
På grund af tidsforskellen, kan kunder risikere at vente op til 24 timer før de får svar.

Løsning:
Være konsekvent ved mail support, og checke mails mindst en gang om dagen. Fx hver aften.

3. Føling med markedet
En stor svaghed ved at være væk i længere tid, vil være ens mangel på føling med hvad der foregår på markedet. Ikke bare i forhold til konkurrenter, men i højere grad i forhold til medierne og tendenser, som måske ikke lige er til at følge med i udefra. Det kan gøre det svært at agere i forhold til de ting der sker, og hele tiden finpudse og lave de ændringer på sitet der er med til at opretholde og vækste positionen på markedet.

Derfor vil det være vigtigt så vidt muligt at afsætte tid til at læse med på fora og blogs, og følge med i hvad der foregår. Også selvom man er på den anden side af jorden, svare på indlæg på Amino f.eks., hvor det har relevans for firmaet. Det er vigtigt at man ikke fuldstændig slipper denne føling med hvad der forgår derhjemme, i hvert fald hvad angår det marked firmaet befinder sig i. Hvis alt andet fejler, må den højeste prioritet være at man ikke mister følingen med firmaet i sig selv og ens kunder. Der skal sættes tid af til at opretholde et overblik over hvad der foregår i virksomheden af aktivitet, nye kunder, kunder der forsvinder, henvendelser mv., så man hele tiden er opmærksom på firmaets helbred.

Udfordring:
Det siger sig selv at det kan være svært at følge med i hvad der foregår på den anden side af jorden. Konsekvenserne kan være at man går glip af muligheder, som man ikke kan se udefra. Desuden deltager man ikke på samme måde i sit netværk, mister måske mersalg og andre muligheder på den front.

Løsning:
Ved at afsætte tid til i det mindste at følge med i hvad der foregår i firmaet omkring nye kunder, tabte kunder, omsætning m.m. kan man sikre opretholdelsen heraf, ved at agere på ting der sker. Er der mulighed for det, vil det hertil være en fordel at afsætte tid til at følge med på boards, fora og blogs. Desto mere netbaseret dit firma er, desto mindre konsekvens vil det have for firmaet, at du sidder på den anden side af jorden. Da din hverdag så at sige alligevel foregår på Internettet.

4. Håndtering af bilag
Den største udfordring her synes at være de eventuelle regninger der kommer med posten, og som man således ikke har mulighed for at betale eller bogføre. Man kan få en til at samle posten og evt. betale regninger, scanne bilag. Den bedste løsning synes dog at være at eliminere alle former for fysisk post. Man kan faktisk gå ind på borger.dk og vælge at modtage alle breve fra kommunen og skat via sin eboks.

Der ligger imidlertid en udfordring i at samle alle de bilag der måtte være; fakturaer der er sendt, kvitteringer og regninger der er betalt. Hvis det hele kører via eboks, og såfremt de fakturaer man sender ud laves i dit regnskabsprogram, da vil det være muligt at gemme alle bilag som filer, på en usb nøgle eller på nettet. Når man så kommer hjem, hvis man da gør det, kan man printe det hele ud og bogføre det. Dette er nok den bedste løsning, frem for at tage sin bilagsmappe med og så bogføre mens man er ude.

Udfordring:
Kommer der fysisk post, er det meget svært at holde styr på alle bilagene. Med mindre man har en person der tjekker posten igennem. Der kan opstå et rod i bilagene, hvis man prøver at bogføre dem på farten, frem for at vente til man kommer hjem.

Løsning:
Sørge for at alt fysisk post kommer over eboks, og at alle bilag inklusive fakturaer gemmes på en usb nøgle. Ved hjemkomst, ferie el. Lign. printes det hele ud og bogføres.

5. Indberetning til Skat
Da al indberetning til Skat alligevel foregår online, kan indberetninger laves lige meget hvor man er i verden med Internet. Udfordringen opstår imidlertid når man fx ikke har bogført alle sine bilag, og f.eks. ikke har lavet sit momsregnskab. Man kan vælge at vente til man kommer hjem og sørge for at man kan nå at få indberettet inden tidsfristen. Ellers er man nok nødt til at bogføre alle de bilag man har. Her er det vigtigt at alle bilag hjemmefra allerede er bogført, så man ikke sidder med et halvt momsregnskab, hvor der ligger bilag der hjemme som ikke er bogført.

Moms skal senest indberettes i starten af marts (og oktober), for halvåret året før. Men der kan nok ringes ind med en forklaring og lovning på snarlig indberetning.

Du skal være opmærksom på at hvis du er ude i mere end 6 måneder, træder der nogle regler omkring driftsted i kraft. Det betyder at du faktisk skal begynde at betale skat i det land du befinder dig i. Dertil kommer hele diskussionen om det så kan betale sig at flytte til et land med lav skat, og køre et dansk firma. Men det må du selv ligge og rode med

Udfordring:
At bogføre bilag, således at man får et korrekt regnskab.

Løsning:
Det smarteste er nok at vente til at man kommer hjem, og så lige kontakte Skat, inden der skal indberettes moms, at man måske er lidt forsinket. Er der mulighed for at lave sit momsregnskab, kan det nemt indberettes via tast selv.

Konklusion
Det kan godt lade sig gøre at køre sit danske firma fra udlandet, hvis man bare får styr på nogle praktiske ting. Kontakt til kunder kan foregå via et SkypeIn nummer, som videresendes til den mobil du benytter i udlandet. Tidsforskellen vil altid være et problem, alt efter hvor du er, men kan løses nogenlunde ved at være konsekvent med at svare mails.

Er firmaet Internet baseret er der ikke rigtig nogen forskel på om du sidder i en kælder på Sydhavnen, eller om du sidder på en palmestrand i Thailand. Man skal nok bare være ekstra opmærksom på foraer og blogs m.m. Via borger.dk kan du sætte det op således at du modtager al post i din eboks, og således har du faktisk adgang til langt de fleste af dine bilag. Har du fysiske breve, kan du få en ven til at modtage dem, og måske scanne dem ind for dig. Alle indberetninger til Skat kan du klare via Skats tast selv.

Hvis man lige tænker sig om og holder tungen lige i munden, er det faktisk muligt at minimere de negative konsekvenser af ikke at være til stede i det land hvor man har sit firma. Specielt med Internettet er det muligt at køre sit firma hvilket som helst sted i verden, man ynder at befinde sig.

Husk at med e-moms ved hånden er det hele lidt nemmere, også selvom du sidder på en strand i Thailand

God tur!
Thomas Sindberg